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Email-Archivierung
Für den Umgang mit sensiblen Kundendaten gelten in Deutschland ganz besondere gesetzliche Vorschriften zur Archivierungspflicht. Bei Unternehmen, die umfangreiche Kunden- und Vertragsdaten verwalten, wie z. B. in der Versicherungs- oder Finanzbranche, gelten diese Regelungen auch für die Email-Kommunikation. Um dieser Pflicht nachzukommen reicht es nicht die Emails im Email-Programm abzulegen und das Email-Programm inkl. Daten zu sichern.
Zwei Fliegen mit einer Klappe
Wesentlich sicherer und vor allem effizienter in der Verwaltung ist die Ablage der Emails in mapmas.net. Dieses von der GSD entwickelte Verwaltungs- und Kommunikationssystem kopiert die gelesenen Emails in die Dokumentenverwaltung von mapmas.net und ordnet sie dem entsprechenden Kunden und Vorgang zu. So findet sich die ganze Kommunikation (Email, Brief, Fax, etc.) zu einem Vorgang oder Kunden an einer Stelle. Die Emails können so zusammen mit allen Verträgen, Rechnungen, Dokumenten, etc. mit der normalen Datensicherung Ihres Unternehmens gesichert werden. Mit mapmas.net können Sie sich sicher sein, dass Ihre Emails bei der Datenarchivierung die gleiche Priorität wie Ihre sonstigen Dateien erfahren.
Ursprünglich für die Versicherungsbranche entwickelt, ist die Verwaltungs- und Kommunikationsfunktionalität von mapmas.net mittlerweile als eigenständiges Programm branchenunabhängig erhältlich.
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